9 juli 2019

Onboarding is de socialisatie van een nieuwe medewerker. Als je dat goed doet levert je dat niet alleen blije mensen op, maar ook geld.  Zo trapte Hans Luijckx van IJsfontein de Onboarding workshop vorige week af. Aanwezig waren ruim 30 HR, L&D en Recruitment professionals.

De eerste spreker van de middag was Jan Willem Huisman. Het afgelopen jaar heeft hij met IJsfontein verschillende onboarding trajecten ontwikkeld. Uiteraard met spelend leren als uitgangspunt. Hij liet ons in een kleine lezing zien hoe dat werkt: intrinsieke motivatie, feedbackloops, nieuwsgierigheid, gifting, leaderboards, player perspective. Zomaar wat termen die voorbij kwamen.

Samengevat: maak van je onboarding een magic circle. Een magic circle is een bekende term uit de speltheorie. Het is een veilige plek waarin mensen speels mogen zijn.  Een plek waar andere regels gelden dan daarbuiten en mensen vanuit verschillende perspectieven mogen experimenteren, fouten mogen maken en het opnieuw mogen proberen. En dat alles vanuit intrinsieke motivatie en gedreven door nieuwsgierigheid.

Te mooi om waar te zijn?

In sommige gevallen wel. Een goede game maken vraagt namelijk veel tijd, inzet en vakmanschap. Zowel van de opdrachtgever als van het bureau waarmee je in zee gaat. Maar als de commitment er is, kan het iets heel moois opleveren. Aan de hand van twee cases werd duidelijk hoe dit er in de praktijk uit ziet.

Veerle Visser Veeger van WE Fashion nam ons mee in het onboarding traject wat zij samen met IJsfontein heeft ontwikkeld. Zij wilden hun onboarding standaardiseren en zorgen dat het kennisniveau en de skills van nieuwe medewerkers verbeterd werden. Daarbij was het een wens om te zorgen dat het minder tijd kost voor bestaande medewerkers om nieuwe collega’s in te werken. Bovendien wilden ze de verantwoordelijkheid voor onboarding bij de nieuwe medewerker zelf leggen.

En dat is gelukt

De resultaten zijn zeer goed. ‘Verslavend’, noemde één van de nieuwe medewerkers het inwerkprogramma. Hij onboardde zichzelf, gedreven door nieuwsgierigheid en intrinsieke motivatie. Precies de dynamiek die we voor ogen hadden. Op dit moment wordt gekeken hoe het modulaire programma ook ingezet kan worden voor ontwikkeltrajecten.

Na WE Fashion was de beurt aan Caroline Segers en Marian van Casteren van Rhenus Contract Logistics. Rhenus heeft te maken veel nieuwe instroom. Zij kozen ervoor om UpTrek te gebruiken voor de onboarding. UpTrek is het gamified en social leerplatform van IJsfontein. Binnen UpTrek ontwikkelden we samen een modulair programma voor de onboarding van de medewerkers van Rhenus Contract Logistics. En met succes. Uit de pilot bleek dat de mensen die de onboarding hadden doorlopen na 5 weken 11% efficiënter werkten dan mensen die het niet hadden gedaan.

UpTrek is modulair opgebouwd en ook Rhenus heeft de ambitie om deze tool in te zetten voor de gehele lifecycle van de medewerker.

Hoe zorg je dat dit een succes wordt?

Dat was de belangrijkste vraag van de korte paneldiscussie waarmee de middag werd afgesloten.

Cruciaal blijkt de inzet van de opdrachtgever. Zowel Rhenus Logistics als WE Fashion geven aan dat het veel tijd kost. Er moet veel getest worden met de doelgroep en je moet niet bang zijn om terug naar de tekentafel te gaan. Ook intern moet je zorgen voor voldoende draagvlak. Veel mensen erbij betrekken en zorgen dat je ambassadeurs krijgt.

Bovendien moet je organisatie klaar zijn voor de VUCA world. Een term die Jan Willem eerder in zijn lezing introduceerde. VUCA staat voor Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous. Wat zoiets betekent als: snel veranderend, onzeker, complex en vaag/dubbelzinig.

Alleen de organisaties waarin de mogelijkheid om te veranderen zo snel is als de verandering zelf, kunnen overleven. Zowel WE Fashion als Rhenus Logistics zijn zich hier goed van bewust. Het zijn organisaties waarin innovatie wordt omarmd én ze zijn bereid om te experimenteren.

En dat is precies hoe je de ontwikkeling van een gamified onboarding traject moet aanpakken: als een geleid experiment. Start klein met een minimum viable product. Hiermee ga je testen en itereren, testen en itereren, etc.  Net zo lang tot het klopt.

‘Als spelend leren slaagt heb je goud in handen, maar het is veel werk’, aldus Jan Willem als besluit van de discussie.

Ook een sessie bijwonen?

Wegens grote belangstelling organiseren we deze sessie regelmatig. De eerstvolgende staat gepland op donderdag 19 maart. Aanmelden kan via deze link.

Meer lezen?

Hoe maak je een onboarding game die werkt?

Hoe word je een goede opdrachtgever?

Wat kunnen gamedesigners je leren over fouten maken?