IJsfontein Homepage

13 juni 2019

Bij kleine bedrijven zijn het er misschien drie per jaar, bij de grotere al gauw twintig per maand. Waar je in het eerste geval wegkomt met een bosje bloemen en een vriendelijke collega, pakken bedrijven in de tweede categorie het grootser aan.

Voor deze bedrijven geldt namelijk dat iedere maand dat een medewerker langer werkt of sneller is ingewerkt direct geld oplevert. Bovendien zorgt een goede onboarding voor betrokkenheid met de organisatie.

Spelen werkt!

Een goede game zorgt dat je als vanzelf alle belangrijke informatie tot je neemt. Precies op het juiste moment en op de juiste plek. In een game vertel je mensen niet hoe het zit, maar laat je het ze zelf uitvinden. En dat is heel effectief.

Hoe werkt het?

Het principe van onboarding is onder te verdelen in vier C’s:

Compliance – Wat zijn de basisregels waar iedereen zich aan dient te houden?
Clarification – Wat is de rol van de nieuwe medewerker? Wat wordt er van hem of haar verwacht?
Culture – Nieuwe werknemers moeten vanaf de eerste dag worden ondergedompeld in de bedrijfscultuur.
Connection – Elke organisatie kent zijn groepen, subgroepen en netwerken. Zorg dat nieuwe werknemers de sociale structuur van de organisatie kennen en er ook bekend mee zijn.

Hoe gaat het nu?

Vaak wordt gekozen voor een onboarding dag waarin al deze vier C’s aan bod komen. Er wordt tijdens zo’n dag meestal gekozen voor presentaties en collega’s die hun ervaringen delen. Zo wordt heel gestructureerd alle informatie gedeeld. Maar onze ervaring leert dat dit niet het gewenste resultaat heeft. Een mens is simpelweg niet in staat veel informatie tot zich te nemen in korte tijd. Bovendien heeft veel informatie op dat moment nog geen betekenis.

Een spel is erg geschikt

Tijdens een spel kun je dingen beleven. In een goede onboarding game kun je al ervaren wat de bedrijfscultuur is en hoe de sociale structuur werkt. Door deze elementen onderdeel te maken van spelregels kun je een nieuwe medewerker er echt onderdeel van laten worden.

In een game kun je ook de belangrijkste ‘haakjes’ goed aanbrengen. De ‘haakjes’ zijn de onderwerpen die belangrijk zijn voor het werken bij de organisatie. Een simpel voorbeeld: Je wilt dat nieuwe medewerkers weten dat Skype hét belangrijke communicatiemiddel is. Door dit terug te laten komen in de spelregels moeten medewerkers het al installeren, kunnen ze er al mee experimenteren en gaan ze het vanzelf gebruiken. Alle details die daarna in het vervolgtraject voorbij komen krijgen zo sneller een plek.

Bovendien mag je in een goed spel dingen uitproberen en fouten maken. Dat is fijn op je eerste dag! 

In de praktijk: WE Fashion

Bij IJsfontein kregen we van WE Fashion de vraag om een onboarding dag voor nieuwe medewerkers te ontwikkelen. Elke maand start er een groep nieuwe medewerkers. WE Fashion wil hen één dag kennis laten maken met WE als organisanisatie en de #bettertogether cultuur. Bovendien moeten de medewerkers meekrijgen wat er allemaal gebeurt op het hoofdkantoor.

We hebben een spel ontwikkeld dat qua dynamiek in het midden zit van ‘Wie is de Mol’ en een escaperoom. In teams van minimaal 4 spelers doorkruizen nieuwe medewerkers het hele gebouw. Hun opdracht: kleed onze klanten (mannequins) aan met de door hun gewenste kleding. Door puzzels op te lossen spelen ze de juiste kledingstukken vrij. Om de puzzels op te lossen hebben de teamleden elkaar nodig. Er wordt dus intensief samengewerkt en veel overlegd. Het hoofdkantoor is het speelveld. Precies de dynamiek die WE Fashion voor ogen had. In de spellen worden de ‘haakjes’ gelegd voor onderwerpen als klantbeleving en de spilfunctie van het hoofdkantoor.

Tijdens deze onboarding dag staan vooral Culture en Connection centraal. Compliance wordt licht aangeraakt, maar niet tot in detail. Dat komt samen met Clarification aan bod in het vervolgtraject dat ook door ons is ontwikkeld. Het ontwikkelen van de huidige onboarding heeft als focus nieuwe storemanagers. Voor hen duurt het gehele onboarding traject in totaal een half jaar.

De onboarding dag was een succes

Een paar reacties van nieuwe medewerkers:

‘Goede afwisseling actief en rust’

‘Leerzaam vanwege de vorm: onopgemerkt onthoud je heel veel van de inhoud van de games’

‘We worden geprikkeld echt aan de slag te gaan en dingen te ontdekken’

‘Het is net alsof ik in wie is de mol zit!’

Precies wat we wilden horen.

Waarom werkt het?

Hieronder de belangrijkste inzichten:

Digitaal VS Analoog
Een grote valkuil is dat we snel digitaal gaan denken. Digitaal moet een meerwaarde hebben, want anders is het vooral een complicerende factor. In het geval van WE wilden we dat mensen gingen samenwerken en het gebouw doorkruisen. Om dit spelelement letterlijk tastbaar te maken is hier gekozen voor volledig analoog. Digitaal is wel nuttig op het moment dat je moet opschalen en als je tijd en plaats onafhankelijk wil zijn.

Voor Rhenus Logistics, een logistieke dienstverlener, hebben we bijvoorbeeld gekozen voor een digitale oplossing. Hier is het aantal mensen dat ingewerkt moet worden veel groter. Bovendien komen veel medewerkers uit andere landen en wilde Rhenus Logistics dat ze vóór de daadwerkelijke onboarding dag al waren gestart met het inwerktraject (pre-boarding). Hier bood een digitale aanpak duidelijk meerwaarde.

Zorg voor een goede opbouw
Er is veel te vertellen en alles lijkt belangrijk. Uit angst iets te vergeten wordt vaak meteen alles verteld. Het is echter niet reëel om te verwachten dat alles in één keer wordt opgenomen. Bovendien zijn de eerste weken overweldigend. Medewerkers ontmoeten nieuwe mensen, willen zich profileren en krijgen veel nieuwe indrukken. Een goede opbouw is daarom cruciaal. Geef ze alleen die informatie die ze direct kunnen gebruiken. Just in time, just in place!

Denk na over de speldynamiek
Bedenk heel goed welke dynamiek gewenst is in een spel. Moeten ze rennen of juist rustig informatie tot zich nemen? Doen ze dat samen of alleen? Is er competitie of ligt de focus op samenwerken? De dynamiek moet aansluiten bij de bedrijfscultuur. Bij WE Fashion speelt bijvoorbeeld het hoofdkantoor een spilfunctie in het dagelijks werk en goed samenwerken is cruciaal. We wilden daarom een dynamiek creëren waarin mensen elkaar nodig hebben om gezamenlijk te ontdekken welke functies het hoofdkantoor allemaal vervult.

Meer weten?

Kom naar onze onboardingworkshop op donderdag 4 juli. Meer info en aanmelden kan via www.ijsfontein.nl/workshop-onboarding-games